Privacyverklaring Make Me Smile vzw
1. Identiteit van Make Me Smile vzw.
Make Me Smile vzw, met zetel in Marktstraat 58, 9990 Maldegem, hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en aan respect voor uw privacy. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over de manier waarop wij omgaan met persoonsgegevens. Make Me Smile vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming, GDPR. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
- de verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- passende technische en organisatorische maatregelen nemen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren
2. Het verkrijgen van persoonsgegevens door Make Me Smile vzw.
Uw persoonsgegevens worden verkregen omdat u deze vrijwillig met ons deelt door mailverkeer, telefonische contacten, vrijwillige donaties, aanvragen voor (al dan niet financiële) steun of voorstellen voor projecten.
Het verkrijgen van deze gegevens zijn een noodzakelijke voorwaarde voor de werking van Make Me Smile vzw.
3. Het opslaan en de verwerking van persoonsgegevens.
Uw persoonsgegevens worden door Make Me Smile vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:
- om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Make Me Smile vzw;
- om bedankingsmails, nieuwsbrieven en uitnodigingen te kunnen versturen;
- om een lijst te kunnen opmaken van aanvragers voor steun, deelnemers aan activiteiten, begunstigden van betalingen en donatoren;
- om brieven te kunnen opstellen voor donatoren, sympathisanten en bedrijven;
- om maandelijkse rapporten te kunnen opmaken en versturen;
- om jaarverslagen te kunnen opmaken en versturen;
- om jaarlijkse controles van de boekhouding mogelijk te maken, te publiceren en te versturen;
- om subsidiëring door de overheid te bekomen;
Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens vragen: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail, bankrekeningnummer.
4. Het beheer en gebruik van de persoonsgegevens.
- intern: door mevrouw Geneviève Potvliege, dataverantwoordelijke, voorzitter en penningmeester, voor zover nodig voor de uitvoering van onze activiteiten of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
- extern: Make Me Smile vzw verstrekt in zeer uitzonderlijke omstandigheden gegevens aan derden (bijv. de websitebouwer) alleen als dit nodig is voor de uitvoering van onze activiteiten of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Elke externe derde is onderworpen aan dezelfde bescherming zoals uiteengezet in deze volledige privacyverklaring van Make Me Smile vzw en zal onderschrijven deze toe te passen.
- we geven uw data niet door buiten de Europese Unie (het grondgebied van de Europese Economische Ruimte (Europese Unie + IJsland, Noorwegen en Liechtenstein); we doen dat mogelijk wel als we gebruikmaken van een (cloud)serviceprovider, we voorzien echter steeds alle mogelijke maatregelen om te verzekeren dat uw gegevens worden beschermd zoals bepaald in en volgens de standaard van de Europese en Belgische regelgeving.
5. Bewaring van de persoonsgegevens.
Make Me Smile vzw verwerkt en bewaart enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.
Make Me Smile vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt en dat voor maximaal 5 jaar na het laatste gebruik.
6. Beveiliging van de persoonsgegevens.
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking.
Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
- alle personen die namens Make Me Smile vzw van persoonsgegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
- wij maken enkel back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- de website van Make Me Smile vzw gebruikt functionele cookies. U kunt ervoor kiezen om geen cookies toe te staan op de website. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen;
- we evalueren regelmatig onze maatregelen en sturen bij waar nodig;
- alle betrokkenen zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
7. Rechten omtrent uw persoonsgegevens.
Make Me Smile vzw neemt de bescherming van uw gegevens ernstig en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.
U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens die Make Me Smile vzw van u ontvangen heeft. Tevens kunt u verzet aantekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door de vzw of door één van de verwerkers. Ook heeft u het recht om de verwerkte persoonsgegevens door ons te laten overdragen aan uzelf. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Indien u na het doornemen van deze privacyverklaring vragen heeft hierover of een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens heeft, neem dan contact op met:
Make Me Smile vzw
Marktstraat 58
9990 Maldegem
genevieve.potvliege@gmail.com
U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.
Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00
+32 (0)2 274 48 35
commission@privacycommission.be
8. Wijziging privacyverklaring.
Make Me Smile vzw kan haar privacyverklaring aanpassen. Van deze wijziging wordt een aankondiging geplaatst op de website met vermelding van de wijzigingsdatum.